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El cambio de oficina puede ser el inicio de algo maravilloso para cualquier empresa.
Puede deberse a una cuestión práctica, como un cambio en el número de empleados, o a una fusión, pero si se hace bien, sin duda ofrecerá al negocio la oportunidad de implementar cambios positivos, actualizar la forma de trabajar y motivar a los empleados.
Pero antes de todo esto, es importante planificar la mudanza de la oficina.
El trabajo en equipo es clave en cualquier mudanza. Una planificación adecuada, una buena lista de tareas que hacer y la motivación compartida por todos hará que la mudanza vaya sobre ruedas. De este modo, llegaréis a vuestro nuevo lugar de trabajo energizados y listos para la nueva etapa que se abre ante vosotros, en lugar de agotados por el lío de última hora de una mudanza caótica.
Varios meses antes de la fecha de la mudanza, el primer paso deberá ser repasar todo lo que se encuentra en la oficina
Desde los documentos y los archivos que ya no es necesario guardar por motivos legales o prácticos a los equipos que no se hayan utilizado desde hace más de un año o que no se necesitarán en las nuevas instalaciones... deberemos destruir, triturar, reciclar o donar todo lo que no necesitemos.
Una vez que solo queden los archivos, el mobiliario y los equipos que os llevaréis a las nuevas instalaciones, habrá llegado el momento de pensar sobre las necesidades de embalaje.
Haz un inventario de los objetos pequeños, medianos y pesados en cada zona, incluidas la recepción, las oficinas, las salas de reuniones y las cocinas. Elaborar una lista de comprobación te permitirá pedir solo la cantidad y el tipo de cajas que necesitas para cada espacio.
Es importante emparejar las cajas con los objetos que debemos llevarnos.
Calcula, para cada una de las zonas de la oficina, cuántas cajas pequeñas necesitarás para los objetos pequeños pero pesados como los libros, el material de papelería y los teléfonos. Las cajas medianas son ideales para objetos de mayor tamaño pero ligeros, y las cajas grandes han sido diseñadas para artículos textiles, como los uniformes o los cojines.
Antes de empezar a empaquetar, comprueba que cuentas con los embalajes protectores que necesitas:
Espuma protectora para rellenar los huecos que quedan en las cajas y evitar que los objetos se muevan, rollo de burbujas para envolver los objetos delicados como las vajillas, los cuadros y los espejos y rollos de plástico para evitar que se rayen.
Una forma de facilitar el proceso es empezar a empaquetar meses antes los objetos que no sean imprescindibles o que vayan a permanecer almacenados en las nuevas instalaciones.
Esto nos dará una ventaja en el momento de la mudanza. Además, empaquetar poco a poco a lo largo de varios meses hará que quede mucho menos por hacer en la semana o los 15 días previos a la mudanza, y reducirá el estrés.
Elije cajas de almacenamiento ultrarresistentes, apilables y de alta calidad y lograrás reducir el espacio que necesitas para almacenarlas.
Una opción es utilizar cajas de carga ultrarresistentes y de mudanza. Estas están fabricadas con un revestimiento de cartón ondulado de doble espesor y dos capas de cartón en la base que garantizan su resistencia. Permiten apilar hasta cinco cajas, aprovechando así al máximo el espacio de almacenamiento.
Si has ido empaquetando semana tras semana las cosas que menos se utilizan, el día anterior a la mudanza solo deberían quedar por guardar los equipos imprescindibles.
Al empaquetar equipos, recuerda mantener juntos los dispositivos y sus cables, envolviéndolos con rollos de plástico y pegándolos con cinta adhesiva a su aparato correspondiente.
Este día solo deberías hacer un «barrido» final de cosas clave como teléfonos, ordenadores, archivos de trabajos en curso, y artículos de papelería de los escritorios. Así reducirás el estrés y lograrás que el último día de trabajo en la «antigua» oficina resulte lo más agradable posible para todos.
Proponte hacer la mudanza física y del personal a las nuevas instalaciones lo menos complicada posible, tanto durante la fase de planificación como de traslado, y verás los beneficios en la moral y la implicación de tus empleados.
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