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Un déménagement de bureaux peut marquer le démarrage de nouveaux projets pour toutes les entreprises.
Ce déménagement, motivé par exemple par des raisons pratiques du fait d'une évolution des effectifs ou d'une fusion, peut s'il est bien mené être l'occasion pour les entreprises de procéder à des changements positifs, de rénover leurs méthodes de travail et de motiver leurs employés.
Pour rendre cela possible, la relocalisation des bureaux est l’un des éléments déterminants qu’il faut planifier en amont.
Le travail d'équipe est essentiel dans un déménagement de bureaux. Une bonne planification, une liste exhaustive des éléments à déménager et les contributions de tous ceux qui veulent participer à l'opération faciliteront le bon déroulement du déménagement. Les employés pourront ainsi arriver sur leur nouveau lieu de travail plein d’élan et prêts pour une nouvelle ère, au lieu d'être confrontés au chaos résultant d'un déménagement mouvementé.
Plusieurs mois avant la date du déménagement, la première étape consiste à examiner chaque objet sur votre site actuel.
Des documents et des dossiers qui ne sont plus nécessaires pour des raisons juridiques ou pratiques, le matériel inutilisé depuis plus d’un an ou qui ne seront plus nécessaires sur le nouveau site, tout cela doit être broyé, détruit, recyclé ou donné à des associations caritatives.
Une fois qu'il ne reste plus que les dossiers, le mobilier et le matériel destiné aux nouveaux locaux, le moment est venu de réfléchir aux cartons de déménagement.
Vérifiez le nombre d'éléments de petite, moyenne et grande tailles dans chaque zone, notamment la réception, les bureaux, les salles de conférence et les cuisines. En établissant la liste précise des éléments à déménager, vous pourrez commander le nombre et le type de cartons pour chaque zone.
Les cartons doivent être adaptés aux objets qu’ils contiennent.
Dans chaque zone, vous devez déterminer le nombre de petits cartons dont vous avez besoin pour les objets petits et lourds tels que les livres, la papeterie et les téléphones fixes . Les cartons moyens peuvent contenir de gros objets légers et les grands cartons sont conçus pour contenir des articles en tissu tels que des uniformes ou des coussins.
Avant de mettre en carton, vous devez emballer les articles afin de les protéger.
Cela inclut des mousses de calage pour combler les espaces entre les différents articles contenus dans les cartons et éviter le glissement, du film bulle placé autour des objets fragiles tels que la vaisselle, les tableaux ou les miroirs, et du film étirable pour protéger le matériel des rayures.
Plusieurs mois avant le déménagement, pour simplifier le processus, commencez à emballer les objets non essentiels ou destinés à un stockage de longue durée .
En commençant l'emballage et la mise en carton plusieurs mois à l'avance et en procédant par étapes, le travail à faire au cours de la semaine qui précède le déménagement sera ainsi moindre, ce qui contribuera à réduire la tension.
En choisissant des cartons empilables de haute qualité et robustes, l'espace de stockage au sol nécessaire peut être facilement réduit.
Les cartons pour objets lourds et les cartons de déménagement sont idéals pour cela. Ils sont fabriqués avec du carton ondulé double épaisseur résistant, avec deux couches de carton dans le fond pour plus de solidité. Empilables par cinq, ils permettent d'optimiser l'espace de stockage.
Si, chaque semaine, vous avez emballé les objets les moins utilisés, la veille du déménagement, vous n’avez plus qu’à emballer le matériel essentiel.
Lors de leur emballage, il est judicieux de veiller à ce que les cordons d’alimentation ne soient pas séparés des appareils, en les enveloppant dans du film transparent et en les collant sur l'appareil concerné.
Ce jour-là, vous avez juste besoin d’effectuer un dernier « ramassage » des éléments essentiels tels que les téléphones fixes, les ordinateurs personnels, les dossiers de travail en cours et les articles de papeterie. Cela réduit la tension et rend le dernier jour de travail dans les « anciens » bureaux aussi positif que possible pour toutes les personnes concernées.
En vous fixant comme objectif de déménager les personnes et le matériel de façon organisée, tout au long du processus de planification et de déménagement, vous préservez la bonne humeur et l'engagement du personnel.
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