Pourquoi archiver est important

Trois raisons pour lesquelles votre bureau a besoin de stockage

Trois raisons pour lesquelles votre bureau a besoin de stockage

Que ce soit pour être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou pour rendre les journées de travail plus productives, les systèmes de classement et d’archivage constituent un atout précieux pour les activités d'une entreprise.

La plupart des bureaux continuent de contenir une quantité importante de documents essentiels qui ne peuvent être ni recyclés ni détruits à court ou moyen terme.

Qu'il s'agisse de contrats, de licences et de certificats, de données juridiques, financières ou personnelles, les organisations sont légalement tenues de conserver un grand nombre de documents pendant plusieurs années. Bien que la durée de stockage des différents types de documents varie en Europe et que les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire, la conservation des documents en toute sécurité est plus importante que jamais.

Les boîtes de stockage de qualité supérieure constituent une solution durable et robuste au stockage des documents. Celles-ci offrent le double avantage d’une solution recyclée et recyclable conforme aux objectifs environnementaux et d’une conception robuste pour une utilisation à long terme.

Un système de classement et d'archivage peut améliorer la productivité et la sécurité de trois manières :

1. Stockage sûr

Le RGPD a fait du stockage des données personnelles une priorité majeure pour toutes les organisations qui en gèrent. Les entreprises sont responsables de la sûreté, de la sécurité et du contrôle des données, ce qui implique de conserver les documents confidentiels à l'abri des regards indiscrets.

Laisser des documents sur les postes de travail ou sur des surfaces partagées dans un bureau peut avoir des conséquences graves, et pourtant nombre d'entreprises ne se montrent pas toujours aussi prudentes qu’elles le devraient. Les sanctions encourues par les entreprises en cas de violation de données peuvent inclure de lourdes amendes, sans compter l'atteinte à leur réputation et la perte de confiance des clients. Malgré cela, selon une étude Fellowes, 50 % des personnes ont déjà laissé traîner des données confidentielles ou personnelles dans un bureau.

Un classement et un archivage efficaces réduisent le risque de laisser des documents au vu et au su de personnes non autorisées.

2. Économie d'espace et de coût

Un meilleur stockage peut libérer beaucoup d'espace, aidant ainsi les entreprises à mieux gérer leurs ressources et libérant des surfaces au sol pour d'autres utilisations.

Le simple fait de placer des dossiers et des documents dans un stockage amélioré peut même favoriser la croissance de l’entreprise, en offrant un espace supplémentaire à davantage d'employés ou en réduisant le besoin de nouveaux locaux.

Certaines solutions offrent un gain de place important comme des boîtes de stockage robustes et des unités de stockage. Ces dernières peuvent être empilées par sept et leurs cadres en plastique et en acier peuvent s’emboîter horizontalement et verticalement, assurant une résistance et une sécurité optimales.

3. Accès aisé

La hausse de la productivité est désormais une priorité pour les entreprises européennes, et exige d’aider les personnes à travailler rapidement et efficacement, notamment en réduisant le temps consacré à la recherche de documents.

La nécessité de localiser facilement les documents est également devenue plus importante depuis l'entrée en vigueur du RGPD. Celui-ci donne aux personnes le droit de demander des détails sur les données personnelles les concernant et oblige les organisations à se conformer aux demandes acceptables d'accès ou de suppression de données.

Le temps passé à chercher des documents peut être réduit en conservant les documents et les dossiers dans le bon système de stockage. Pour faciliter l’accès aux documents, les stockages de dossiers sont constitués d’unités polyvalentes pouvant être utilisées horizontalement ou verticalement, avec ou sans tiroirs. Elles peuvent stocker des dossiers A4, des porte-revues, des classeurs à levier et des classeurs à anneaux. Elles conviennent parfaitement aux documents consultés fréquemment.

Il est également important de créer un système d’étiquetage clair, logique et cohérent. Les utilisateurs doivent s'entendre et mettre en place un système d'étiquetage unique qui permette à chacun d’eux d'identifier et de localiser rapidement les dossiers. La large zone d’étiquetage à l’avant des tiroirs facilite cette tâche.