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Ein Büroumzug kann für jedes Unternehmen der Startschuss für wichtige Entwicklungen sein.
Die Entscheidung für einen Umzug erfolgt möglicherweise zunächst aus pragmatischen Gründen, wie z. B. durch eine Änderung der Mitarbeiterzahl oder einer erfolgreichen Fusion. Doch ein Umzug bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, weitere positive Veränderungen voranzutreiben, die Arbeitsabläufe zu verbessern und die Mitarbeiter langfristig zu motivieren.
Ein wesentliches Kriterium für die Erreichung dieses Ziels ist zunächst ein erfolgreicher Büroumzug.
Teamarbeit spielt dabei eine Schlüsselrolle. Wichtig sind hierfür eine gute Planung, eine fundierte Checkliste und motivierte Helfer, die dazu beitragen, dass der Umzug reibungslos verläuft. Auf diese Weise können Mitarbeiter voller Elan an ihrem neuen Arbeitsplatz ankommen und eine neue Ära beginnen – ohne einen hektischen Umzug in letzter Minute.
Einige Monate vor dem Umzugstermin sollte zunächst der Bestand aller Gegenstände innerhalb der Räumlichkeiten überprüft werden.
Von Dokumenten und Akten, die aus rechtlichen oder praktischen Gründen nicht mehr benötigt werden, bis hin zu Geräten, die seit über einem Jahr nicht mehr benutzt oder am neuen Standort nicht mehr gebraucht werden - all diese Dinge sollten sicher geschreddert, zerstört, recycelt oder für wohltätige Zwecke gespendet werden.
Sobald Sie mit den Akten, dem Mobiliar und der Ausstattung, die in die neuen Räumlichkeiten umziehen werden, durch sind, ist es an der Zeit, über den Bedarf an Verpackungslösungen nachzudenken.
Ermitteln Sie hierfür die Anzahl an kleinen, mittleren und schweren Gegenständen in den einzelnen Bereichen, einschließlich Empfang, Büros, Konferenzräumen und Küchen. Durch die Erstellung einer Ausstattungs-Checkliste können Sie dann für jeden Raum die passende Anzahl an Kartons und Kartontypen bestellen.
Es ist wichtig, Verpackungskisten auf die zu verpackenden Artikel abzustimmen. Hierfür ermitteln Sie in jedem Arbeitsbereich, wie viele kleine Kartons Sie für kleinere, schwerere Gegenstände wie Bücher, Briefpapier und Telefonapparate benötigen.
Mittelgroße Kartons eignen sich für leichte, größere Gegenstände, während große Kartons für stoffbasierte Artikel wie Uniformen oder Kissen ausgelegt sind.
Kümmern Sie sich vor dem Packen um ausreichend Schutzverpackungen.
Dazu gehören Polsterschaum, um alle Zwischenräume zwischen den Inhalten des Kartons auszufüllen und so ein Verrutschen zu verhindern, gesteppte Polster, um zerbrechliche Gegenstände wie Geschirr, Bilder oder Spiegel darin einzuwickeln, und Dehnfolie, um die Ausstattung vor Kratzern zu schützen.
Sie können den Prozess durch das Verpacken von wenig verwendeten oder langfristig zu lagernden Artikeln Monate vor dem Umzug wesentlich vereinfachen.
Indem man sich einen Vorsprung verschafft und das Packen in Etappen über mehrere Monate hinweg angeht, bleibt für die wenigen Wochen vor dem Umzug viel weniger zu tun, was den Stress aller Beteiligten erheblich reduziert.
Durch die Wahl hochwertiger, robuster und stapelbarer Aufbewahrungsboxen ist es denkbar einfach, wichtigen Platz einzusparen.
Der Einsatz von robusten Cargo- und Umzugskartons ist dabei nur eine Möglichkeit. Diese bestehen aus starker doppelter Wellpappe sowie zwei Lagen Wellpappe auf der Unterseite für zusätzliche Stabilität. Es können bis zu fünf Kartons übereinander gestapelt werden, um den Stauraum optimal zu nutzen.
Wenn Sie bereits in den Wochen vor dem Umzug tatkräftig alle weniger häufig benötigten Artikel verpackt haben, brauchen Sie am Vortag des Umzugs nur noch die wichtigsten Dinge einpacken.
Beim Verpacken von Geräten ist es ratsam, sicherzustellen, dass sich die Netzkabel während der Fahrt nicht von ihren Geräten trennen. Hierfür können Sie das Zubehör in Dehnfolie verpacken und mit Klebeband an das entsprechende Gerät kleben.
Am letzten Tag der Umzugsvorbereitungen sollten Sie nur noch die wichtigsten Gegenstände wie Telefonapparate, PCs, aktuelle Arbeitsunterlagen sowie Büroartikel einpacken. Dies wird den Umzugsstress erheblich reduzieren und den letzten Arbeitstag im „alten“ Büro für alle Beteiligten so angenehm wie möglich gestalten.
Wenn Sie es schaffen, Mitarbeiter und Büroausstattung mit minimalem Aufwand während des gesamten Planungs- und Umzugsprozesses in die neuen Räumlichkeiten zu verlegen, ist es durchaus möglich, die Moral und das Engagement der Mitarbeiter weiter hoch zu halten.
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